Il modo migliore per gestire con successo le videochiamate di lavoro

Sebbene il lavoro da remoto abbia portato molti vantaggi, come una migliore conciliazione tra famiglia e lavoro, il risparmio di tempo negli spostamenti verso l’ufficio e la possibilità per molte persone di seguire una dieta più equilibrata, ha anche generato preoccupazioni, tra cui le riunioni di lavoro.

Steve G. Rogelberg, professore presso l’Università della Carolina del Nord e autore del libro “La sorprendente scienza delle riunioni: come guidare il tuo team per massimizzare le prestazioni” (Tebar Flores, 2019), dimostra, in base a uno studio condotto nel 2022, che i dipendenti in ufficio trascorrono in media 18 ore a settimana in riunioni, il che si traduce in circa 25.000 dollari di costi salariali per dipendente. Un altro dato emerso da tale studio è che quei dipendenti ritenevano che la loro presenza non fosse necessaria nel 30% di quelle riunioni.

Trucchi per affrontare le riunioni di lavoro

Non importa quale piattaforma venga utilizzata, Teams, Slack, Zoom… Per molti, queste ore passate davanti a uno schermo sono considerate poco produttive. Pertanto, siti web come Bakeca Incontri offrono alternative e consigli per gestire al meglio queste riunioni.

Una riunione ben organizzata può essere uno strumento efficace per rendere il lavoro più efficiente, promuovere una migliore comunicazione tra colleghi di lavoro e favorire un flusso migliore all’interno dei progetti.

Invitati

Se è necessario organizzare una riunione, è consigliabile pensare prima a quale sia il motivo di quel meeting e considerare quali persone sono fondamentali da convocare. In questo modo, non ci saranno persone annoiate e sarà più facile concentrare le energie per ottenere tutte le informazioni necessarie durante quell’evento. In questo modo, ognuno potrà dedicare il proprio tempo libero ad altre attività personali, come ad esempio organizzare i pasti della settimana, vedere quali eventi si svolgono in città o persino avere un appuntamento con una bellissima e sensuale escort Roma.

Ordine del giorno

Un altro punto fondamentale da considerare è di cosa si parlerà in quella riunione, preparare un ordine del giorno e stabilire i tempi che dovrebbero essere dedicati a ciascun punto. Questo può aiutare a mantenere le riunioni con i colleghi, evitando conversazioni non pertinenti al meeting. Un esempio chiaro possono essere questioni personali riguardanti colleghi o superiori, come incontri intimi con partner, amanti o con una escort di Bakeca Incontri Torino. Queste storie, quanto più coinvolgono i colleghi, si diffondono rapidamente.

Turni di parola

È importante evitare che questa riunione si trasformi in un monologo, in genere non è un ambiente molto confortevole e può aggravare le sensazioni negative. Pertanto, è importante favorire e promuovere la cordialità. Come? Ad esempio, concedendo turni di parola, creando spazi e motivando gli altri a esprimersi durante le pertinenti interventi.

Focalizzarsi e concretizzare

Concentrarsi sugli argomenti da discutere e, se la conversazione si sta deviando rispetto all’ordine del giorno, è necessario sapere come ricondurli gentilmente all’argomento che si desidera affrontare in quella riunione. D’altra parte, se si tratta di una riunione in cui si affrontano diversi punti importanti, è fondamentale registrare la riunione o prendere appunti per poi contestualizzare e concretizzare i compiti da svolgere.

Controllo

È normale che durante il giorno si tengano diverse riunioni o che ci siano molti impegni e eventi personali da organizzare contemporaneamente. Ad esempio, coordinare una cena romantica con una meravigliosa escort o uscire a divertirsi con il gruppo di amici. Per questo motivo, è molto utile avere tutto per iscritto e poter fare riferimento a queste note per sapere come stanno progredendo i progetti e/o quali compiti devono essere svolti. Pertanto, è importante che la persona incaricata di prendere appunti o di premere il pulsante di registrazione invii anche tutto il materiale agli altri colleghi che sono stati presenti in quella riunione.

Riassumere

Un’altra modalità per rendere la riunione più agile è la sintesi. Se è necessario fornire informazioni specifiche o comunicare qualcosa a un collega, è importante avere chiara l’idea di ciò che si desidera dire o se è necessario presentare qualcosa agli altri colleghi per renderlo chiaro. Pertanto, molti dedicano alcuni minuti prima della chiamata per preparare la documentazione che verrà presentata in quella riunione.

Inoltre, poco prima di concludere, è opportuno fare un breve riassunto di ciò che è stato discusso e specificare le conclusioni e i punti chiave affrontati. È il momento anche di assegnare compiti e responsabilità per eventuali questioni emerse e fissare una scadenza per il loro completamento. Soprattutto in questa parte è importante essere chiari e gentili: salutare ringraziando per la partecipazione e riconoscendo lo sforzo di tutti i partecipanti del progetto.

Infine, ma non meno importante, se il motivo per convocare una riunione è quello di progredire nel lavoro e raggiungere un obiettivo, non sarà molto utile se non si fa un follow-up successivo. Quindi monitorare i progressi del lavoro dei partecipanti e tenerli informati su come si sta procedendo. Pertanto, è importante mantenere aggiornata l’agenda e stare attenti alle eventuali consegne che possono essere state generate in quel lavoro.