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Il codice destinatario (spesso chiamato impropriamente codice SDI) identifica il canale telematico accreditato presso lo SdI sul quale il destinatario sceglie di ricevere le fatture elettroniche
Con l’obbligo di fatturazione elettronica previsto, in via generale, per le operazioni tra soggetti residenti o stabiliti in Italia, le fatture elettroniche transitano dal Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate, che controlla il file XML e lo recapita al destinatario in base ai dati inseriti.
Tra le informazioni richieste, il codice destinatario è quella che più di frequente genera errori, perché viene comunicato a voce, copiato da vecchie email o dato per scontato quando il cliente cambia software gestionale.
Il codice destinatario e il suo ruolo nella fatturazione elettronica
Il codice destinatario (spesso chiamato impropriamente codice SDI) identifica il canale telematico accreditato presso lo SdI sul quale il destinatario sceglie di ricevere le fatture elettroniche. Il canale può essere gestito dal software di fatturazione, da un intermediario o da uno studio professionale, e lo stesso codice serve spesso centinaia di soggetti diversi. Per lo SdI funziona quindi come un indirizzo di recapito, e un errore nella sua compilazione produce effetti diversi a seconda che il valore risulti inesistente oppure corrisponda a un canale attivo ma diverso da quello indicato dal cliente.
Esiste però un meccanismo che attenua il problema. Se il cliente ha registrato il proprio indirizzo telematico tramite il portale Fatture e Corrispettivi, lo SdI consegna le fatture sempre su quel canale, a prescindere dal codice indicato dal fornitore, anche se la registrazione resta una scelta del destinatario e non può essere data per scontata.
Come si presenta un codice valido
Un primo controllo formale riguarda la lunghezza, fissata in base alla natura del cliente:
- Soggetti IVA italiani: codice alfanumerico di sette caratteri.
- Pubblica amministrazione: codice univoco ufficio di sei caratteri.
Un valore di otto caratteri, oppure contenente spazi o simboli non ammessi, non è conforme al formato del campo e va verificato prima dell’invio. Anche un codice della lunghezza giusta può nascondere un errore di trascrizione (la O maiuscola scambiata con lo zero, la I con l’uno), per cui il confronto va sempre fatto con la fonte comunicata dal cliente, oppure evitato del tutto con l’acquisizione automatica del dato.
Dove recuperare il codice corretto
Per i soggetti privati non esiste un elenco pubblico consultabile dei codici destinatario, per cui la fonte più affidabile resta il cliente stesso. Molte aziende riportano il dato nella carta intestata o nella firma delle email amministrative, ma la soluzione più sicura è il QR code generato dall’area riservata del portale Fatture e Corrispettivi, che contiene i dati IVA e l’indirizzo telematico del cliente e si acquisisce direttamente con i principali software gestionali, senza trascrizioni manuali.
Per le pubbliche amministrazioni la verifica è più semplice, dal momento che i codici univoci ufficio sono pubblicati su IndicePA, il portale che raccoglie gli enti e le rispettive unità organizzative. Un singolo ente può avere più uffici destinatari di fatturazione, e il codice corretto è quello indicato nell’ordine o nel contratto, non il primo che compare nella ricerca.
A monte del codice destinatario conviene poi controllare la partita IVA del cliente tramite il servizio di verifica dell’Agenzia delle Entrate (o il sistema VIES per gli operatori comunitari), dato che una posizione cessata comporta problemi ben più seri di un recapito errato.
Casi particolari e codici convenzionali
Non tutti i clienti dispongono di un codice destinatario, e le specifiche tecniche prevedono valori convenzionali da inserire nel campo in base alla situazione:
- Cliente senza codice: sette zeri, con l’indirizzo PEC nell’apposito campo se il cliente lo ha comunicato.
- Cliente non residente o non stabilito in Italia: sette X, quando la fattura elettronica viene trasmessa tramite SdI secondo le regole previste per le operazioni transfrontaliere.
Il codice composto da sette zeri si usa anche per i consumatori finali privi di partita IVA. In tal caso la fattura viene messa a disposizione nell’area riservata del cliente sul sito dell’Agenzia, e al momento dell’emissione il fornitore deve consegnargli una copia analogica o elettronica del documento, salvo rinuncia del cliente stesso.
Cosa accade se il codice è sbagliato
Quando il codice indicato non corrisponde ad alcun canale attivo, il Sistema di Interscambio scarta la fattura con una notifica che ne indica il motivo. Il documento scartato si considera non emesso, e la versione corretta può essere ritrasmessa entro cinque giorni dalla notifica, mantenendo (come soluzione preferibile secondo l’Agenzia) lo stesso numero e la stessa data della fattura scartata.
Più insidioso è il caso di un codice valido ma non corrispondente al canale indicato dal cliente. Se quest’ultimo non ha registrato un indirizzo telematico prevalente, la fattura supera i controlli e può essere recapitata a un canale diverso da quello atteso, anche se il destinatario potrà comunque visualizzarla nella propria area riservata dell’Agenzia delle Entrate.
L’invio a un canale non autorizzato può inoltre esporre dati fiscali e commerciali a un soggetto estraneo al rapporto. Quando invece il codice è formato da sette zeri e manca una PEC, lo SdI mette il documento a disposizione del cliente e invia al fornitore una ricevuta di impossibilità di recapito, che non incide sulla validità fiscale della fattura ma obbliga il fornitore ad avvisare il cliente.
Un controllo sistematico in fase di inserimento dell’anagrafica evita la maggior parte di questi inconvenienti, soprattutto se abbinato a una richiesta di conferma periodica ai clienti abituali. Le indicazioni per verificare il codice SDI, con le regole di compilazione per le diverse tipologie di destinatari, sono raccolte in una guida dedicata che torna utile anche come promemoria per l’ufficio amministrativo.
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