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Gmail offre una serie di funzionalità che ti permettono di personalizzare la tua casella di posta. Scopriamo alcuni trucchi per usare al meglio Gmail
Gmail, il servizio di posta elettronica di Google, è uno strumento indispensabile per molti professionisti. Ma, sebbene sia ampiamente utilizzato, non tutti sfruttano appieno le sue potenzialità. Ecco una serie di trucchi che vi aiuteranno a usare Gmail come professionisti.
1. Personalizza la tua casella di posta
Gmail offre una serie di funzionalità che ti permettono di personalizzare la tua casella di posta. Puoi creare filtri per selezionare automaticamente tutti i messaggi che corrispondono a un certo criterio (oggetto, contenuto, dimensioni, allegati, intervalli di tempo, destinatari, ecc.). Inoltre, puoi utilizzare le etichette per contrassegnare e classificare i tuoi messaggi. Questo ti aiuterà a mantenere la tua casella di posta organizzata e a trovare facilmente i messaggi che ti servono.
2. Utilizza la funzione Smart Compose
La funzione Smart Compose di Gmail ti aiuta a scrivere i tuoi messaggi più velocemente. Quando inizi a digitare, Gmail ti fornirà suggerimenti contestuali e pertinenti. Per accettare il suggerimento, basta premere il tasto TAB e proseguire con la stesura dell’email.
3. Programma l’invio dei tuoi messaggi
Gmail ti permette di programmare l’invio dei tuoi messaggi. Questa funzione è molto utile se vuoi inviare un messaggio a una certa ora, ma non sarai disponibile per farlo. Basta cliccare sulla freccia a destra del pulsante Invia, selezionare Programma l’invio e impostare la data e l’ora in cui vuoi che il tuo messaggio venga inviato.
4. Gestisci i tuoi contatti
Per impostazione predefinita, Gmail aggiunge un nuovo contatto in rubrica ogni volta che scambi email con una nuova persona. Tuttavia, questo può portare a una lista di contatti piena di indirizzi email di scarsa utilità. Per evitare questo, puoi cambiare le impostazioni in modo che solo tu possa aggiungere nuovi contatti.
5. Utilizza Gmail offline
Gmail offre una modalità offline che ti permette di continuare a lavorare sulla tua posta elettronica anche quando non hai una connessione internet. Puoi scegliere di scaricare i messaggi degli ultimi 7, 30 o 90 giorni e lavorare su di essi offline. Le modifiche che apporti e i messaggi che invii saranno sincronizzati una volta che tornerai online.
6. Gestisci la posta di altri account con Gmail
Gmail ti permette di controllare la posta da altri account email. Questo è molto utile se hai più account email e vuoi gestirli tutti da un unico posto. Puoi aggiungere un account email nelle impostazioni e controllare la posta da quel account direttamente da Gmail.
7. Attiva la verifica in due passaggi
Per proteggere il tuo account Gmail, è consigliabile attivare la verifica in due passaggi. Questo significa che, oltre alla tua password, dovrai fornire un secondo livello di autenticazione per accedere al tuo account. Questo può essere un codice inviato al tuo telefono o una chiavetta USB/Bluetooth/NFC FIDO2.
8. Attiva le scorciatoie da tastiera
Se usi Gmail dal web, prova a premere la combinazione di tasti MAIUSC + ?. Apparirà una schermata con tutte le scorciatoie da tastiera che si possono utilizzare in Gmail. Per attivarle basta cliccare su Abilita nelle impostazioni generali di Gmail.
9. Cercare gli allegati che occupano più spazio
Lo spazio a disposizione nel proprio account Google ha un limite prefissato che per gli utenti non paganti, in possesso di un account gratuito è pari a 15 GB. Per trovare le email con allegati la cui dimensione supera i 10 MB, basta scrivere ad esempio larger:10M nella casella di ricerca.
10. Capire con Gmail se un indirizzo email esiste e corrisponde a un account Google
Digitando un indirizzo email nel campo Destinatario, se Gmail mostra un “omino” blu senza fornire alcuna indicazione aggiuntiva, significa che all’indirizzo email indicato non corrisponde un account Google. Se viceversa l’indirizzo email esiste ed è associato a un account Google l’icona dell’omino non appare: diventa colorata o viene sostituita con l’immagine scelta dal proprietario dell’account.
11. Annullare l’invio di un messaggio Gmail
Nelle impostazioni generali Gmail si può modificare l’opzione Periodo annullamento dell’invio quindi scegliere da 5 a 30 secondi. Cliccando sul link per annullare l’invio che compare nell’interfaccia di Gmail in basso a sinistra si può revocare la spedizione di qualunque messaggio.
12. Disattivare il raggruppamento delle email nelle schede
“Per impostazione predefinita, Google analizza il contenuto di ciascun messaggio e a seconda della provenienza e degli argomenti trattati, smista le email in più schede: Principale, Promozioni, Social, Aggiornamenti, Forum. Se preferisci avere tutti i messaggi di posta in un’unica schermata, basta andare nelle impostazioni di Gmail, fare clic su Posta in arrivo quindi disattivare tutte le caselle lasciando selezionata solo la scheda Principale.
13. Impostare Gmail come gestore predefinito per la posta elettronica
Con una semplice variazione nelle impostazioni del browser e in Windows si può fare in modo che Mailto apra Gmail per l’invio della posta elettronica tramite l’applicazione Web di Google.
14. Disconnettere Gmail su altri PC e dispositivi
Se hai utilizzato un altro computer per accedere alla tua posta elettronica Gmail, cliccando su Dettagli in basso a destra nella schermata principale del servizio si può eventualmente terminare una sessione che si fosse lasciata aperta altrove.
15. Disattivare le immagini esterne presenti nei messaggi
Per impostazione predefinita Gmail carica tutte le immagini esterne presenti nei messaggi di posta. Se si volesse disabilitare il caricamento automatico delle immagini esterne, è sufficiente portarsi ancora una volta nelle impostazioni generali di Gmail, scorrere fino a trovare la sezione Immagini e selezionare l’opzione Chiedi prima di visualizzare immagini esterne.
Speriamo che questi trucchi per Gmail ti aiutino a sfruttare al meglio questo potente strumento. Ricorda, la chiave per diventare un professionista di Gmail è la sperimentazione. Non aver paura di modificare le impostazioni e personalizzare il tuo account in base alle tue esigenze.
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