Quattro fattori da considerare per una gestione più efficiente dei processi aziendali

È per questo che le aziende che vogliano raggiungere a fine anno gli obiettivi prefissati, e che più in generale vogliano dirsi all’avanguardia e orientate al mercato, farebbero bene a destinare tempo e risorse a ottimizzare i processi aziendali. Si tratta di prendere tutti quegli accorgimenti necessari a rendere quanto più lineare, snello, semplice e – cosa non meno importante – efficiente il flusso di operazioni che vengono svolte quotidianamente in azienda, dai suoi dipendenti. Può sembrare una task complessa, soprattutto all’inizio. Non solo i vantaggi che ne derivano sono tali, però, da ricompensare ampiamente lo sforzo: rendere più efficienti i processi aziendali riduce il rischio di imprevisti e incidenti di svariata natura che possono rallentare, se non letteralmente bloccare come in un collo di bottiglia, le consuete operazioni aziendali. Ci sono pochi, semplici, fattori che presi in considerazione fin da subito possono rendere più semplice l’ottimizzazione del workflow.

Come ottimizzare i processi aziendali partendo da quattro punti

Il primo di questi ha direttamente a che vedere con come sono organizzati i processi aziendali: mappare tutte le operazioni che avvengono ogni giorno in azienda e identificare, per ciascuna di esse, i principali attori responsabili aiuta ad avere un quadro più completo di come funzioni – letteralmente – la propria azienda. Una volta mappato il flusso di lavoro è più facile identificare sia i processi più rilevanti, quelli che permettono alla propria azienda di distinguersi, e sia i processi che al momento funzionano di meno e più hanno bisogno di essere efficientati. I primi non è detto che siano necessariamente delle cosiddette customer operations e, cioè, dei processi esterni e che hanno come destinatari i consumatori finali: spesso sono soprattutto i processi interni, quelli che coinvolgono dipendenti e collaboratori dell’azienda, che rallentano e rendono inefficienti – e dispendiose – le routine di lavoro in azienda.

Il secondo fattore da considerare è che i migliori alleati per ottimizzare i processi aziendali sono una serie di dati e informazioni di cui spesso la stessa azienda è già in possesso: basta organizzarli correttamente e saperli interpretare. Digitalizzare i propri archivi è il primo, fondamentale passo, se si intende sfruttare la data analysis per rendere più efficienti i propri processi aziendali e per farlo possono tornare utili soluzioni hardware come delle stampanti multifunzione professionali con scanner integrato.

Digitalizzazione e automazione vanno di pari passo: chi intenda ottimizzare i propri processi aziendali farebbe bene a considerare, cioè, che tra le soluzioni hardware e software appositamente pensate per i business ce ne sono di capaci di migliorare – e velocizzare, che in questo caso è sinonimo di ottimizzare – i flussi di lavoro all’interno dell’azienda semplicemente sostituendosi ai dipendenti nello svolgere le task meno complesse e più ripetitive.

Questo non vuol dire comunque che le persone all’interno dell’azienda abbiano un ruolo secondario nell’ottimizzarne i processi. Anzi: spesso dipendenti poco motivati, per niente soddisfatti, restii ad accettare i cambiamenti sono il principale ostacolo al raggiungimento degli obiettivi strategici. Ottimizzare i processi aziendali vuol dire, così, anche e soprattutto lavorare sul coinvolgimento dei propri collaboratori e sullo sviluppo di un sentire e di una cultura aziendale condivisi fino in fondo.