Digitalizzazione e dematerializzazione: la scommessa paperless per l’eliminazione della carta in ufficio

Nonostante i documenti cartacei costituiscano una parte integrante e basilare della gestione quotidiana di qualsiasi attività aziendale (e non solo), rappresentano comunque uno strumento non solo poco sicuro, ma evidentemente costoso soprattutto se ci riferiamo alla fase di conservazione degli stessi documenti. Ogni giorno la quantità di carta aumenterà sempre di più e cono essa aumentano le problematiche da affrontare per garantirne usabilità e integrità:

• aumento dei costi e anche degli sprechi per poter garantire spazi di archiviazione adeguati per le delle copie cartacee di tutta la documentazione;
• tempistiche più lente per il recupero e la consultazione dei documenti, soprattutto se questi vengono conservati in ambienti dedicati o addirittura, per questioni di spazio, in posti diversi dal luogo di lavoro;
• maggiori rischi legati allo smarrimento o alla possibile sottrazione/furto/distruzione di documenti e archivi cartacei;
• rischio sempre elevato di errori di immissione e gestione di dati e informazioni che, molte volte, devono essere ricopiati dal supporto cartaceo.

La scommessa paperless per ridurre i documenti cartacei

Alla luce di tutto ciò, sempre più aziende pubbliche e private stanno scommettendo, questa volta in maniera più convinta, sulla digitalizzazione e dematerializzazione di tutta la documentazione possibile. Il ricorso più o meno diffuso allo smart working durante la pandemia Covid-19, ha dato un’importante accelerata a questa fase.  Infatti, è diventato impensabile per le aziende che attuano tutta (o parte) della loro attività tramite dipendenti e collaboratori in smart working, il solo immaginare di poter gestire la documentazione cartacea che non è prodotta all’interno dei propri uffici.

Se anche tu hai un’azienda o gestisci un’attività che sta attualmente utilizzando lo smart working e desideri avere più controllo e una diretta gestione della documentazione aziendale, allora scopri i sistemi e processi digitali in ottica paperless che potrebbero fare al caso tuo.

Sono davvero tanti e importanti i vantaggi derivanti dall’utilizzo di sistemi paperless, ma basta soltanto focalizzare l’attenzione sui principali benefici per rendersi conto come il passaggio alla dematerializzazione sia non solo improrogabile, ma fondamentalmente necessario anche alla luce del cambiamento del lavoro che stiamo vivendo.

Aumento dell’operatività

Avere a disposizione dati digitalizzati permette di intercambiarli in maniera razionale tra i vari reparti produttivi, uffici e operatori, senza nessuna perdita di tempo inutile per cercare materialmente prima, e recapitare poi, uno o più documenti cartacei. La disponibilità di informazioni in tempo reale, praticamente aggiornate istantaneamente per tutti, permette di prendere decisioni giuste e tempestive per far fronte a qualsiasi cambiamento di ordini da parte dei clienti o di richieste da fare ai fornitori.

La dematerializzazione dei dati permette, inoltre, di non dover avere a che fare con diverse copie dello stesso documento che, tra l’altro, può essere accessibile in qualsiasi momento anche dal personale non presente fisicamente negli uffici o nella sede dell’azienda.

Tempi di reazione più veloci

Come già anticipato l’adozione di sistemi di digitalizzazione paperless consente di avere tempi di reazione più rapidi per ogni tipo di esigenza. Basti pensare che i documenti possono essere immediatamente disponibili. Ogni processo produttivo, ogni singola attività aziendale e ogni operatore è in grado di garantire maggiore velocità e sicurezza basandosi proprio su dati certi e che non danno adito a dubbi e non sono suscettibili di interpretazioni per capire a cosa è riferito un certo tipo di documento.

Aumento di efficienza e produttività

Grazie ai dati digitali paperless, sarà possibile poter contare su diversi tipi di report generati automaticamente che incrociano dati da diverse fonti e li rendono facilmente e prontamente utilizzabili. In passato i report, oltre che necessitare di molto tempo per la loro realizzazione, dovuto alla necessità di ricercare le fonti cartacee in archivio, generavano ulteriore documentazione cartacea che, a sua volta, necessitava di essere verificata e opportunamente conservata.

Con l’eliminazione di tutti i moduli cartacei che richiedono compilazione manuale, ogni singolo operatore potrà dedicare più tempo ad altre attività senz’altro più produttive e remunerative.

Sicurezza di dati e informazioni

I documenti cartacei più importanti sono solitamente conservati sotto chiave e in luoghi accessibili solo a determinate persone. Tuttavia la necessità di consultazione dei documenti portano a dover consentire l’accesso a diversi soggetti con ovvi problemi relativi alla sicurezza. Con i sistemi paperless, i dati digitali possono essere archiviati in più “luoghi virtuali” dove potranno essere consultati grazie a diversi livelli di accesso. Inoltre, la dematerializzazione aumenta la sicurezza degli stessi dati e il loro immediato recupero in caso di incidenti.