Come si calcolano i giustificativi e le note spesa in termini aziendali

All’interno del contesto delle note di spesa aziendali, ci sono molte voci che a un primo sguardo possono apparire simili, per chi non ha dimestichezza con il settore della rendicontazione e della ragioneria di tipo contabile. Tuttavia vi sono alcune voci che è bene conoscere per quello che riguarda la gestione di giustificativi di note spese in termini aziendali. In questo articolo andremo a vedere nello specifico quelle che sono le differenze per una nota spesa, per le indennità di trasferta e per la diaria. Si tratta dello stesso contesto, dove cioè il lavoratore si trova fuori sede per ragioni operative e può accedere a una nota spesa, dove però ci sono alcune differenze che bisogna valutare per avere agevolazioni e sgravi in termini fiscali. Oggi, grazie alla tecnologia digitale, le voci di note spese possono essere processate con tempi molto più stretti, fermo restando che in termini fiscali è necessario avere le idee chiare, rispetto alle spese che si possono detassare, in base alla loro differente tipologia.

Le indennità di trasferta nel contesto delle note spese aziendali

Per quel che riguarda le indennità di trasferta sotto il profilo delle note di spesa aziendale, è necessario fare una distinzione tra queste e le spese che invece appartengono al contesto della diaria. La diaria a differenza dell’indennità di trasferta è una voce dove non è necessario annotare un giustificativo di tipo fiscale, con relativa documentazione annessa. Nella diaria l’azienda necessita quella tipologia di rimborso definita appunto fortaittaria, motivo per cui anche la tassazione risulta essere differente rispetto alle indennità di trasferta. Sappiamo quindi che per quel che concerne la spesa diaria al lavoratore che opera fuori dal comune dove ha sede l’azienda per cui opera viene riconosciuta una spesa di 46,48 euro al giorno, mentre la cifra per le trasferte in territorio estero ammontano a 77,46 euro. Questa stima di calcolo vale per ogni giorno di lavoro fuori dal comune, qualsiasi sia la durata e lo scopo della trasferta effettuata per questioni di lavoro.

L’indennità di trasferta è una spesa aggiuntiva che viene rimborsata al lavoratore. Si tratta di una voce di spesa che va calcolato a parte, il cui scopo è quello di riconoscere da parte dell’azienda verso il lavoratore stesso, il servizio che viene svolto fuori dalla sede abituale di lavoro. Di fatto si tratta di una vera e propria voce in aggiunta allo stipendio che il lavoratore abitualmente va a percepire. Sotto un profilo di voci di spesa è quindi giustificato e motivato, in termini fiscali e di tassazione, come da regolamento. In base al contratto collettivo nazionale di lavoro, l’ammontare dell’indennità di trasferta può variare da caso in caso, calcolandolo in base alla retribuzione giornaliera standard.

Possiamo quindi dire che sia la diaria che l’indennità di trasferta sono voci che fanno riferimento a quando un dipendente si trova fuori sede per motivi di lavoro, ma con una differenza in termini fiscali e di tassazione. Non a caso l’indennità di trasferta viene calcolata come reddito, in quanto fonte netta di un ricavo.

Il software gestione per le note spese

La tecnologia digitale odierna propone e offre alle aziende alcuni servizi utili per velocizzare il processo di giustificativo di una nota spesa. Si tratta di software che si possono facilmente trovare sugli Store di Google Play o sull’App Store, per chi dispone di un dispositivo Apple. Sono davvero facili da usare e abbattono i tempi di gestione e di procedura per quanto riguarda una nota spesa. Una pratica che fino a poco tempo fa veniva processata tutta attraverso la produzione e l’accumulo di documentazione cartacea, la quale doveva essere accuratamente conservata e prodotta da parte del lavorante, il quale successivamente doveva portare in sede questo tipo di documentazione per la lavorazione e la rendicontazione. Una procedura piuttosto noiosa e lunga, che oggi invece può essere gestita tutta in versione digitale abbattendo costi di gestione e tempi di archiviazione.