Come organizzare un ufficio e lavorare da casa in modo produttivo e confortevole

Per molti, lavorare da casa è una cosa nuova e inaspettatamente comoda. Il numero di persone che lavorano in remoto (o che vogliono provare a lavorare in remoto) sta crescendo, e le piattaforme di ricerca del lavoro sono piene di espressioni come “remoto” oppure “remote jobs for business analyst“. In questo articolo, descriviamo gli aspetti chiave che devono essere presi in considerazione per rendere il tuo ufficio in casa funzionale e conveniente per un lavoro comodo ed efficiente.

Organizzazione dello spazio

La cosa ideale è lavorare in una stanza separata. Questo ridurrà al minimo le distrazioni, specialmente durante le chiamate e le riunioni online. Se questo non è possibile, dedica almeno una parte dello spazio all’area di lavoro e rendilo il più possibile adatto al lavoro: metti foto della tua squadra, prodotti aziendali o dei clienti e altri piccoli oggetti che simboleggiano il tuo lavoro.

Se anche i tuoi familiari lavorano da remoto nella tua stessa stanza, mettiti d’accordo su come pianificare le chiamate in modo da cercare di non disturbarsi a vicenda. È un’ottima idea proteggersi dal rumore con cuffie antirumore. Un altro ottimo consiglio è quello di procurarsi un segnale per indicare che si è al telefono: scrivere letteralmente ON CALL! su un monitor o un foglio, o un oggetto per indicare che si è occupati.

Organizzazione del posto di lavoro

Di solito arriviamo in ufficio e abbiamo un posto di lavoro già pronto: scrivania, sedia, computer e tutto ciò di cui abbiamo bisogno per lavorare. Con il passaggio al lavoro a distanza, dobbiamo prenderci cura da soli del proprio comfort. Una scrivania e una sedia comode sono il fattore più importante nella creazione di un ufficio in casa: una scrivania e una sedia ben regolate (o preferibilmente una sedia da ufficio) senza linee e superfici rigide, con altezza e angolo dello schienale regolabili – tutto questo ha un grande impatto sulla produttività, il comfort e il benessere.

Il secondo fattore è il posizionamento del computer e delle altre attrezzature di lavoro. Il punto chiave qui è l’altezza a cui è posizionato il monitor. È importante essere in grado di guardare dritto davanti a sé (massimo 10-15 gradi) senza sforzare il collo e la schiena. Alcuni compiti possono richiedere diversi monitor, nel qual caso bisogna fare attenzione a posizionarli comodamente. Si possono anche usare ulteriori aiuti come supporti e correttori per la schiena, il collo, la parte bassa della schiena, le mani e i piedi per alleviare la tensione sulle articolazioni e sui muscoli.

Infine, è importante sistemare le cose necessarie per il lavoro: cancelleria, libri, gadget, e organizzare tutto il cablaggio in modo ergonomico con clip, fermagli o scatole.

Pianificazione del tempo di lavoro e del riposo

Quando si lavora da casa, è importante cercare di trovare un equilibrio e non iniziare a ‘vivere al lavoro‘. Suggerisco di pianificare il più possibile tutte le attività, compreso il pranzo, il riposo, la verifica della posta e anche le pause. Durante le pause, prova a fare stretching, a fare un po’ di esercizio o almeno a fare una breve passeggiata.

Per ricordare di spostarsi da un compito all’altro e fare delle pause, si può usare un timer o una sveglia. Un altro buon consiglio è quello di sviluppare dei rituali per simboleggiare l’inizio e la fine della giornata lavorativa. Per esempio, uscire per prendere un caffè la mattina e mettersi al lavoro subito dopo, il che è come prendere il caffè al mattino in ufficio.

Inoltre, se possibile, riorganizza il tuo lavoro dalle solite “9 alle 18” per inserire il tempo dedicato ai tuoi cari nei tuoi programmi. Per esempio, si potrebbe iniziare a lavorare la mattina presto, poi fare una pausa di qualche ora nel pomeriggio, e tornare al lavoro la sera.

Organizzare la comunicazione

Se si vuole comunicare efficacemente con la squadra a distanza, è importante avere un audio di buona qualità, una buona connessione internet e un’immagine precisa per le videochiamate.

Una volta risolta la questione della “forma”, è importante lavorare sulla sostanza, cioè sull’efficacia della comunicazione stessa. Nella comunicazione a distanza è importante tenersi informati a vicenda sullo stato dei compiti, usando non solo degli strumenti di pianificazione ma anche una chat di lavoro. Proprio come nel tuo solito lavoro offline, cerca il prima possibile di fare domande o chiedere aiuto se sei in difficoltà con un compito, non farti trovare da solo con il problema per troppo tempo.

Oltre alle questioni legate puramente al lavoro, sostieni e incoraggia le solite “small talks”, le telefonate virtuali non ufficiali all’ora di pranzo, e la semplice comunicazione sulle “questioni scottanti” della stessa organizzazione del lavoro, dove tutti possono condividere consigli e abitudini che li aiutano. Se tu e i tuoi colleghi, che lavarano come java remote developer o freelancer, vivete nella stessa città, organizza incontri periodici dal vivo quando possibile – la comunicazione faccia a faccia rimane sempre il modo migliore per costruire la comunicazione.

Con questi consigli, speriamo che possiate organizzare un posto di lavoro confortevole e trovare un equilibrio tra produttività e relax.