Cosa sono le stampanti multifunzione e perché conviene noleggiarle

Le aziende hanno come principale obiettivo quello di massimizzare i profitti e questo lo si ottiene anche e soprattutto abbattendo i costi. Tra le voci rilevanti delle spese da affrontare, ci sono quelle relative all’acquisto e alla gestione di stampanti multifunzione.

Diverse realtà prendono in considerazione la possibilità di procedere con il noleggio stampanti multifunzione evitando così di investire una cifra rilevante per il loro acquisto. Ci sono poi altre situazioni che potrebbero rivelarsi vantaggiose come il noleggio di una stampante in modalità costo-copia.

C’è da dire che il miglior approccio non esiste ma soltanto quello più adatto rispetto alle caratteristiche dell’ufficio e dell’azienda in generale. Vediamo quali sono gli elementi che devi valutare per decidere al meglio se puntare sul noleggio classico delle stampanti, su quello in modalità costo-copia oppure se pensare all’acquisto dei dispositivi.

Caratteristiche e vantaggi del noleggio delle stampanti

Il noleggio operativo della stampante è una modalità di fornitura di una stampante multifunzione da utilizzare per un determinato periodo di tempo in cambio del pagamento di un canone mensile. Solitamente nel servizio viene prevista anche l’installazione della stampante e la formazione del personale sul corretto utilizzo per evitare problematiche di vario genere.

Potrebbe apparire come una soluzione poco utile però in realtà c’è da considerare non solo il vantaggio di evitare l’acquisto della stampante con relativo esborso economico, ma anche il fatto che le stampanti multifunzione nel giro di poco tempo si ritrovano a fare i conti con obsolescenza strutturale e operativa. L’innovazione tecnica va veloce e ci sono nuove applicazioni e software che permettono di effettuare operazioni sempre più sofisticate e utili per l’attività dell’azienda. Acquistare costantemente nuove stampanti è certamente un costo pesante da gestire. Invece con il noleggio si dispone sempre di prodotti all’avanguardia e c’è un costo fisso nel tempo.

Noleggio o acquisto: i 5 punti chiave

Ci sono indiscutibili vantaggi nello scegliere il noleggio delle stampanti multifunzione. Innanzitutto si ha a disposizione un costante supporto tecnico per quanto riguarda la manutenzione e l’aggiornamento dei prodotti. Inoltre c’è da considerare la comparazione tra i costi fissi che un’azienda deve versare mensilmente per il fitto dei dispositivi e l’esborso economico necessario per l’acquisto. Di seguito i 5 principali fattori da valutare per scegliere la migliore formula per le tue esigenze.

Il numero di stampanti

Più alto è il numero di stampanti multifunzione di cui necessiti per la tua azienda e più risulta conveniente scegliere la formula del noleggio. In questa valutazione devi tener conto anche del numero di stampe effettuate quotidianamente in media. In pratica devi capire il quantitativo di spesa che riesci ad ammortizzare e se tale importo rimane costante nel tempo. In linea generale, se hai un ufficio con molti dipendenti evidentemente c’è l’esigenza di avere 7/8 stampanti, quindi ti conviene prendere in considerazione il noleggio per avere dispositivi multifunzionali che ti consentono di scannerizzare i documenti ma anche di avere una massima condivisione tra tutti i dipendenti per migliorare i flussi di lavoro.

La manutenzione

Le stampanti sono dei dispositivi affidabili ma ciò non toglie che nel tempo possono presentare dei problemi che richiedono interventi di manutenzione. Se procedi con l’acquisto dovrai pagare a parte la manutenzione mentre solitamente con il noleggio è già compresa nel canone mensile. Il consiglio che però possiamo darti è comunque quello di concordare il numero di interventi di manutenzione previsti in un arco temporale in maniera tale da evitare delle spese extra qualora ci dovessero essere dei problemi persistenti.

Prestazioni

Un ulteriore punto a favore del servizio di noleggio di stampanti multifunzione riguarda le prestazioni. Concordando il canone degli interventi di manutenzione, hai la certezza di avere delle stampanti affidabili ed efficienti praticamente sempre. Evidentemente questo non accade se le stampanti sono di tua proprietà perché dovrai occuparti in prima persona della manutenzione e aspettare le tempistiche di un tecnico. Questo comporta per la tua attività delle potenziali perdite di tempo e di denaro di cui tener conto nella valutazione delle spese.

Il vincolo dell’ammortamento

Entrando in questioni maggiormente economiche, quando procedi con l’acquisto di una stampante, stai sviluppando un piano di ammortamento per cui dovrai mantenerla per un determinato periodo di tempo per smaltire le spese. Questo ti mette in difficoltà perché non riesci ad aggiornare l’hardware di cui disponi nel tuo ufficio e potrebbe essere un problema nel gestire dei servizi innovativi richiesti da un tuo cliente.

Sostituzione con modello più innovativo

L’aspetto interessante del noleggio della stampante è che al termine del periodo concordato la puoi tranquillamente sostituire con un modello tecnologicamente più avanzato che ti offre maggiori servizi.

Il confronto tra noleggio e acquisto

È difficile scegliere a priori tra il servizio di noleggio oppure l’acquisto di una stampante. Secondo quanto esposto in precedenza, dovrebbe essere indiscutibile la scelta verso il noleggio ma in realtà devi valutare la tua situazione specifica e i punti a favore dell’acquisto. Infatti, in quest’ultimo caso sostieni un costo una tantum e non hai alcun genere di vincolo relativo a un contratto a lungo termine oppure non sei sottoposto a un costo aggiuntivo nel caso di recesso. Considera però che l’acquisto della stampante deve essere ammortizzato come bene aziendale mentre con il noleggio il canone è deducibile. Per quanto riguarda la gestione della stampante in caso di acquisto, dovrai occuparti della fornitura di consumabili, procedura di smaltimento e manutenzione ogni qualvolta ce ne sarà necessità. Invece con il noleggio tutti questi servizi sono già inclusi nel canone.

I costi

Va bene considerare le peculiarità del noleggio e i punti di forza dell’acquisto ma devi anche tenere sotto controllo i costi. La decisione ultima viene sovente presa proprio in funzione di questo aspetto che è fondamentale per qualsiasi azienda. Se hai un grande ufficio hai bisogno di stampanti più performanti e il costo di acquisto supera i 2 mila euro, mentre il canone mensile si attesta intorno ai 40 euro.

In questa situazione meglio optare per un noleggio che solitamente viene fissato in una durata di 5 anni. Se il tuo ufficio è di medie dimensioni, potrebbe andar bene una stampante multifunzione con costi a partire da 800 euro mentre il canone per il noleggio è intorno ai 16 euro al mese. Infine in caso di ufficio di piccole dimensioni oppure di un libero professionista la stampante la puoi tranquillamente acquistare a un prezzo di 200 euro e il noleggio non ha praticamente senso anche perché sei libero da vincoli contrattuali.

Il noleggio costo-copia

Se sei alla ricerca di qualcosa di diverso, potresti prendere in considerazione anche la formula del noleggio costo-copia. È un servizio aggiuntivo al noleggio operativo attraverso il quale pensi a tutti gli aspetti gestionali della tua attività e dell’uso della stampante. L’importo del servizio viene quantificato in funzione del numero di stampe che ipotizzi di effettuare in un determinato periodo di tempo. In pratica paghi un certo importo per ogni copia stampata. Il servizio prevede sempre l’installazione, la configurazione, il supporto tecnico per assistenza e manutenzione con la fornitura di consumabili. Potresti concordare un numero massimo di copie mensili entro le quali paghi una determinata cifra. Devi valutare se vuoi limitarti alle stampe in bianco e nero oppure hai le esigenze di prevedere anche le stampe a colori che evidentemente hanno un costo più elevato. Nonostante tu sia il titolare della tua attività, ti risulterà difficile quantificare il numero di copie che solitamente effettui in un mese ma puoi tranquillamente ovviare a questo problema affidandoti all’esperienza dell’interlocutore che ti offre il servizio.

Stabilire il numero di copie: come fare

Un aspetto essenziale per sfruttare al meglio le potenzialità del noleggio costo-copia è di riuscire a stabilire il numero di copie che si effettuano nell’arco di un mese. Fortunatamente anche in questo caso ti viene in aiuto la tecnologia sfruttando al meglio il cosiddetto sistema MPS. È un’applicazione che conteggia letteralmente le copie che effettui in un periodo. Lo puoi personalizzare come meglio credi anche per tenere in conto le copie effettuate per determinati lavori e per qualsiasi altra categoria di tuo interesse.

I vantaggi del noleggio costo-copia

Il noleggio costo-copia ti permette di avere a disposizione un servizio di supporto per disporre di consumabili sotto forma di fornitura. Questa opportunità la puoi attivare sia nel caso di noleggio della stampante sia se l’hai acquistata e quindi non dovrai occuparti, ogni mese, di acquistare toner, carta e quant’altro ma sarà tutto a disposizione in maniera automatica. Paghi un canone mensile e la fornitura sarà correttamente dimensionata rispetto alle copie solitamente effettuate nell’arco del mese.